ZaakVolgSysteem

ZaakVolgSysteem is een nieuw Woo zaaksysteem dat beter voldoet aan de wettelijke eisen en de werkprocessen efficiënter en robuuster maakt.

De Directie Wetgeving en Juridische Zaken (WJZ, Cluster 4) is verantwoordelijk voor de passieve openbaring van Woo-verzoeken binnen het kerndepartement. De bijbehorende processen omvatten het verduidelijken van verzoeken, identificeren van relevante documenten, het beoordelen ervan en deze publiceren. Daarnaast richt Programmadirectie Openbaarheid (PDO) zich specifiek op de verwerking van een grote hoeveelheid COVID-19-verzoeken.

Beide afdelingen hebben momenteel geen standaard softwarepakket om hun complexe werkprocessen te ondersteunen en gebruiken systemen zoals Perfectview en Excel. Excel wordt gebruikt om de voortgang en status van Woo-verzoeken bij te houden, maar de beperkingen hiervan zorgen voor problemen zoals moeilijkheden bij rapportage en het handhaven van deadlines, wat kan leiden tot boetes bij te late beantwoording van Woo-verzoeken. Dit heeft geleid tot de noodzaak van een nieuw zaaksysteem dat beter voldoet aan de wettelijke eisen en de werkprocessen efficiënter en robuuster maakt.

iRealisatie is begonnen met de ontwikkeling van een nieuw zaaksysteem om de voortgang en status van Woo-verzoeken en bezwaar- en beroepszaken effectief bij te houden. Dit systeem moet verschillende workflows ondersteunen, termijnen geautomatiseerd bewaken, en eenvoudig documenten kunnen vinden en hergebruiken. Het systeem moet ook overzichten bieden van de werkvoorraad en doorlooptijden, en het management inzicht geven in de status van zaken om indien nodig bij te sturen. Het project zal het zaaksysteem gefaseerd als webapplicatie opleveren met functionaliteiten zoals veilige authenticatie, een autorisatiemodel en een koppeling met het Woo-publicatieplatform. Dit moet leiden tot een efficiëntere en nauwkeurigere verwerking van Woo-verzoeken en bezwaar- en beroepszaken, waardoor aan de wettelijke termijnen kan worden voldaan en rapportages aan het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties kunnen worden verbeterd.